Por que os primeiros cinco minutos de uma reunião determinam seu resultado?

As reuniões que acontecem por padrão desperdiçam um tempo precioso, convidam a decisões erradas, aumentam a exaustão e desgastam os relacionamentos. Dados esses riscos, propus em um artigo anterior que as reuniões bem-sucedidas são planejadas intencionalmente. A ideia básica é que, para apoiar as pessoas e levar adiante objetivos críticos, os líderes precisam se fazer quatro perguntas: Por que vocês estão se reunindo? Quem precisa estar lá? Que conversa precisa acontecer? E como você pode criar as condições que possibilitarão essa conversa? Em minha experiência, os líderes geralmente conseguem responder às três primeiras perguntas com um pouco mais de esforço. Mas eles geralmente ficam vazios quando se trata do último.


O problema começa antes que os participantes apareçam (ou façam logon). Muitas pessoas chegam às reuniões preparadas para serem desligadas. Quer se trate de uma chamada de equipe recorrente, uma atualização da equipe do projeto ou um retiro de estratégia mais longo, os participantes muitas vezes não têm uma noção clara de por que a reunião é necessária. E as pessoas estão distraídas. Suas mentes ainda podem estar focadas em sua última ligação ou em um prazo que se aproxima. Hoje em dia, eles podem ter filhos em casa aprendendo remotamente ou um parente para cuidar; eles podem estar preocupados com a turbulência econômica e a incerteza social.


Os facilitadores claramente não podem resolver todos esses problemas, mas podem ajudar as pessoas a estarem mais presentes e produtivas durante uma reunião. Na maioria dos casos, a falta de engajamento decorre da suposição equivocada de que as reuniões são uma perda de tempo. Mas os líderes que rotineiramente organizam reuniões dinâmicas e de alto envolvimento definem as conversas como oportunidades para um trabalho real - independentemente do propósito específico. Eles os abordam e os projetam com essa premissa (e os cancelam se não houver trabalho real a ser feito). E, com essa mudança simples, eles alcançam uma das maiores fontes diárias de motivação da equipe: um senso de progresso em direção a uma meta que vale a pena.


Com essa lente, os líderes podem envolver qualquer grupo de forma mais ativa e produtiva. O momento mais importante, além de elaborar seu convite original, é quando você começa. Recentemente entrevistei o especialista em colaboração de negócios Dick Axelrod para pensar em estratégias úteis, porque, como ele avisa, “O momento mais fácil para cair de uma canoa é quando as pessoas estão entrando ou saindo do barco”. Aqui estão três maneiras de navegar com segurança em direção ao seu objetivo.

Dê as boas-vindas às pessoas e ajude-as a se conectar. Os melhores encontros são uma improvisação em grupo, uma chance de cocriação. Muito da experiência e talento necessários para fazer o “trabalho” da reunião já está na cabeça dos participantes. Mas, assim como os improvisadores no palco, eles precisam se aquecer para entrar no espírito criativo. A neurociência nos diz que para fazer isso bem, as pessoas devem se sentir bem-vindas e se conectar umas com as outras. Embora os detalhes variem de acordo com o seu propósito e a cultura da sua organização, como regra geral, quanto mais cedo as pessoas falarem, mais engajadas elas ficarão durante a reunião. “Mesmo apenas cinco minutos falando livremente na visualização da galeria em chamadas virtuais - antes de começar a compartilhar slides - pode mudar toda a dinâmica de uma reunião”, Axelrod me disse.


Comece com saudações personalizadas e, em seguida, toque uma música otimista ou convide os participantes para um lanche para definir um tom de boas-vindas. (Se você realmente deseja chamar a atenção das pessoas para uma reunião virtual crítica, pode até enviar um simples presente com antecedência.)


Em seguida, forneça uma atividade levemente estruturada que dê a cada pessoa a chance de falar. Em algumas empresas, as pessoas podem gostar de postar GIFs para refletir seu estado emocional. Em culturas mais orientadas para a ação, o facilitador pode perguntar: "O que é mais importante em seu mundo agora ... e o que parece importante sobre o nosso tópico hoje?" A chave aqui é manter o tom convidativo o suficiente para que as pessoas possam responder facilmente e amplo o suficiente para ter uma noção do que estão pensando e sentindo quando você começa.


As pessoas costumam estar divididas sobre o pré-trabalho ou a pré-leitura; Geralmente acho útil sugerir recursos opcionais curtos e envolventes para revisar ou questões a serem consideradas. Para alguns estilos de aprendizagem, é mais fácil processar informações de forma independente e com antecedência.


Traga o propósito para a vida. “Muitas vezes, as reuniões são desconectadas”, observou Axelrod. “Não pensamos em como uma conversa se encaixa em nossa missão maior, nossos objetivos ou o trabalho de outros grupos.” Portanto, mesmo que você tenha declarado seu propósito explicitamente, pode não fazer sentido para os participantes. E, especialmente em ambientes virtuais, é fácil se perder em conceitos abstratos.


É o trabalho do facilitador trazer o propósito à vida, para ativar o interesse das pessoas no desafio ou tarefa em mãos. Uma maneira de fazer isso é fazer com que um executivo ou membro sênior do grupo declare resumidamente o propósito da reunião no contexto de um dilema maior que requer a experiência ou criatividade do grupo reunido. Por exemplo, um vice-presidente sênior explicou a uma reunião de especialistas em marcas que havia uma enorme oportunidade se eles pudessem criar uma experiência de cliente "exclusiva", mas que seria difícil, porque as equipes de desenvolvimento de produto trabalharam todas separadamente. Eles ficaram imediatamente intrigados.


Depois de declarar o propósito, passe alguns minutos discutindo-o, para que os participantes entendam por que estão lá e o que você espera realizar. Seu objetivo aqui é apenas despertar o interesse do grupo; se as pessoas começarem a mergulhar na solução detalhada de problemas, talvez seja necessário intervir com cuidado para manter as coisas nos trilhos.


Visualize a jornada. Agora é hora de delinear o trabalho que o grupo precisa fazer durante a sessão. Você vai querer chegar a isso de forma relativamente rápida, porque as pessoas vão se preocupar se estão devidamente preparadas e o que você vai pedir que façam durante a reunião. Ambos os problemas podem ser resolvidos percorrendo a agenda, deixando claro quando você usará qualquer pré-trabalho e como você gostaria que as pessoas contribuíssem. Em seguida, faça uma pausa para perguntas ou preocupações e ajuste a agenda conforme necessário.


Você pode combinar atividades ou táticas específicas para economizar tempo. Por exemplo, você pode usar uma pergunta de aquecimento relacionada ao tópico da reunião ou permitir alguns minutos para que as pessoas revejam de forma independente e complementem seu trabalho prévio durante a chamada, como formas de dar vida ao propósito.


Vamos enfrentá-lo: as reuniões são sua marca registrada - um aspecto-chave de seu repertório de liderança, assim como a análise quantitativa ou a contratação e retenção dos melhores talentos. Cada etapa do processo de reunião cria os insumos e condições para aqueles que o seguem, e cada uma delas é crítica para atingir seu objetivo. Quaisquer que sejam seus pontos fortes agora, essas dicas podem ajudá-lo a aumentar suas chances de sucesso. Sua equipe vai agradecer.


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