O escritório corporativo está à beira de uma grande reforma. Os bloqueios que começaram nos EUA em meados de março em resposta ao novo coronavírus criaram uma migração extraordinária à medida que os funcionários de todo o país começaram a trabalhar em casa. As pessoas juntaram maneiras de continuar quando as luzes se apagavam em prédios de escritórios e, na maioria das vezes, funcionou.
Não é surpresa, então, encontrar um interesse generalizado em manter alguma forma de WFH quando a pandemia retroceder. Todos se beneficiam. Os funcionários evitam longos deslocamentos e passam mais tempo com a família. Os empregadores têm acesso a talentos independentemente da localização, melhoram a resiliência por meio de uma força de trabalho distribuída e reduzem despesas otimizando sua presença imobiliária. Até mesmo o ambiente tem uma pausa graças a menos pessoas se deslocando para o trabalho, menos viagens de negócios e menos aquecimento e resfriamento do espaço do escritório. A Pesquisa de Trabalho Remoto mostra que 73% dos funcionários gostariam de trabalhar remotamente pelo menos dois dias por semana, mesmo quando o COVID-19 não for mais uma preocupação. Da mesma forma, 55% dos executivos estão preparados para expandir as opções para os funcionários trabalharem fora do escritório.
Essa reviravolta nas perspectivas é impressionante. A visão que prevalecia há apenas alguns meses colocava o escritório como um ativo estratégico para atrair uma nova geração de trabalhadores localizados em áreas urbanas, com design de espaço aberto e espaço para brincar. Hoje, executivos céticos que acreditavam que os funcionários não poderiam ser produtivos fora do escritório voltaram, ou pelo menos suavizaram seus pontos de vista, e viram que trabalhar em casa pode ser eficaz. Agora, muitas grandes empresas de todos os setores anunciaram sua intenção de permitir que os funcionários trabalhem em casa pelo menos parte do tempo daqui para frente.
Como um modelo flexível de WFH parece provavelmente se tornar a norma, o papel do escritório corporativo e sua pegada física estão sob escrutínio. No momento, quase todos os funcionários de escritório estão trabalhando remotamente. Veremos o mesmo nível de colaboração e produtividade quando alguns estão no escritório e outros em casa? Estamos todos aproveitando os relacionamentos que construímos no escritório ao longo dos anos; como construímos novas redes quando funcionários veteranos saem e novos funcionários são contratados?
A pandemia mostrou que o verdadeiro prêmio do trabalho remoto não é reduzir os custos imobiliários – está promovendo um senso mais forte de resiliência. No futuro, o trabalho remoto também permitirá maior acesso a um conjunto diversificado de talentos, independentemente de onde esteja localizado. Nossas pesquisas mostram que uma pequena porcentagem de funcionários prefere trabalhar remotamente o tempo todo, por isso é importante avaliar o que a flexibilidade significa para eles. Enquanto isso, outros funcionários vão querer socializar com os membros da equipe e sentir que são parte da organização. Quantas pessoas precisarão de um local para colaborar com colegas pessoalmente e com que frequência?
As respostas a essas perguntas determinarão tanto o sucesso de um negócio quanto a extensão da remodelação física que as empresas precisarão fazer. À medida que os líderes pensam sobre o papel de seus escritórios corporativos e como e onde seus funcionários trabalham quando as preocupações com o coronavírus diminuem – seja este ano ou mais no futuro – eles devem definir claramente os motivos para os funcionários retornarem ao escritório.
Quatro ações para a transição para o escritório do futuro
Nenhuma solução funciona para todas as empresas. Os executivos precisarão descobrir seu próprio caminho, dada a escala das possíveis mudanças. Mas estes quatro passos vão ajudar.
1. Redefinir o papel do escritório
Comece definindo o propósito do escritório em sua organização. Faça uma avaliação criteriosa do que acontece em seus espaços. O que é valioso o suficiente para manter seu pessoal entrando? Um número significativo de empresas fora do setor de manufatura mostrou que pode trabalhar em casa com eficiência, portanto, identifique as razões pelas quais as pessoas precisam voltar ao escritório. De fato, o escritório pode estar evoluindo de um local padrão onde os funcionários vão para fazer seu trabalho para um destino que os funcionários visitam para fins específicos.
Considere o trabalho que as pessoas fazem. Chamamos esse exercício de Seis Cs. Cada C pode ser mapeado para dar aos empregadores uma ideia das necessidades de espaço físico e de produtividade.
Criação de produtos de trabalho: análise de dados, pesquisa, processamento de pedidos e redação de documentos. Essas tarefas “de cabeça para baixo” geralmente são realizadas individualmente e, em grande parte, podem ser feitas independentemente do local do escritório, desde que o funcionário não exija equipamentos específicos ou documentos físicos vinculados ao escritório.
Colaboração: Brainstorming de ideias, desenvolvimento de planos e resolução de problemas com colegas. A colaboração com os colegas foi uma das principais razões pelas quais muitos funcionários foram ao escritório, de acordo com a Pesquisa de Trabalho Remoto da PwC. Trabalhar em casa durante a pandemia destacou formas de colaboração que ainda podem ser eficazes quando os participantes não estão juntos pessoalmente. Quando estar “em pessoa” faz uma diferença mensurável?
Comunicação: Compartilhar informações, fornecer atualizações de status, solicitar ou fornecer feedback e responder ou acompanhar os clientes. Muitas comunicações podem (e agora acontecem) por vídeo, e-mail, aplicativos de bate-papo ou telefone. Novamente, quando a comunicação “pessoalmente” faz a diferença?
Coaching: Desenvolver funcionários e fornecer feedback. Antes da pandemia, o coaching era muitas vezes feito pessoalmente. No entanto, como é em grande parte um exercício individual, a maior parte do coaching pode ser virtual.
Comprometimento: Tomar decisões e se comprometer com ações. Os compromissos geralmente são determinados em ambientes formais, como reuniões do comitê de direção e, às vezes, em discussões entre colegas ou entre um gerente e um funcionário. Como e quando os compromissos acontecem em uma determinada organização?
Construção da comunidade, ou cultura corporativa: Formando relacionamentos por meio de interações diárias. Algumas dessas interações envolvem puramente trabalho, mas não todas. As atividades sociais ajudam os colegas a se conhecerem como indivíduos e a formar relacionamentos que beneficiam o ambiente de trabalho.
Embora os últimos meses tenham mostrado que quase todas essas atividades podem acontecer virtualmente pelo menos em parte do tempo, a longo prazo, uma parte delas também ocorrerá no escritório. Então, como a divisão evoluirá? Depois que os líderes mapearam o que suas forças de trabalho fazem, quanto tempo levam para fazer isso e onde a presença física agrega valor e aumenta os resultados, eles podem planejar não apenas o tamanho, mas o layout de seus escritórios.
A criação de produtos de trabalho, conforme definido acima, pode se afastar amplamente do escritório – e também a comunicação, por meio de teleconferências virtuais ou atualizações de equipe. Muito do coaching também pode ser feito virtualmente. Colaborar, comprometer-se e construir comunidades, no entanto, são compromissos de equipe em sua essência. Embora grande parte desse envolvimento possa ser virtual, o envolvimento pessoal é mais valioso para essas atividades.
2. Defina as diretrizes para trabalhar em casa
Nossa Pesquisa de Trabalho Remoto antecipa um modelo flexível de WFH no qual os funcionários trabalham no escritório alguns dias por semana quando o COVID-19 não é mais uma preocupação. Essa generalidade, no entanto, se aplicará aos funcionários de maneira diferente, dependendo de suas funções específicas, com abordagens personalizadas para maior flexibilidade da semana de trabalho. Ao planejar, pode ajudar a criar personas específicas de funcionários e mapear suas atividades, requisitos e propensões para trabalhar em casa ou no escritório com base nos Seis Cs.
Dividimos esses funcionários em quatro grupos: colaboradores, conectores, residentes e rovers, e estimamos o tempo-alvo que eles passariam em um escritório.
Colaboradores trabalham em equipe, mas não necessariamente em um espaço de escritório. Pense em cientistas pesquisadores, gerentes de projeto, engenheiros ou designers. Eles podem precisar de computadores poderosos ou acesso a equipamentos específicos. E há momentos em que estar juntos pessoalmente é mais produtivo, como uma sessão de visão criativa. No entanto, à medida que reuniões de rotina e verificações de status ocorrem cada vez mais virtualmente, a necessidade de tempo nas instalações pode diminuir significativamente.
Os conectores são normalmente a equipe de suporte corporativo, incluindo desenvolvedores de TI, profissionais de marketing e relações públicas, contadores e especialistas em recursos humanos. Eles têm padrões de trabalho variados e podem trabalhar em várias áreas dentro de um local da empresa. Eles trabalham em suas mesas e em salas de conferência. Os tempos previstos nas instalações podem diminuir em até dois terços com ferramentas de trabalho remotas aprimoradas.
Os residentes são os comerciantes, engenheiros, processadores de empréstimos e designers que precisam de equipamentos específicos, terminais personalizados ou computadores poderosos no escritório para fazer seu trabalho. Eles trabalham sozinhos com frequência, mas podem exigir um espaço específico e ferramentas específicas. A mobilidade para este grupo será mais limitada.
Rovers - os consultores do lado do cliente ou executivos de vendas - também trabalham sozinhos com frequência, mas podem trabalhar em qualquer lugar. Reduzir as expectativas de sua necessidade de tempo de escritório para apenas 10% não é irracional – isso significaria dois dias por mês no escritório. É provável que isso tenha sido próximo do normal para alguns rovers mesmo antes do COVID-19.
3. Remodelar o escritório
De acordo com a análise acima, o escritório do futuro é principalmente um espaço de colaboração e construção de comunidade, embora algumas tarefas exijam espaços de trabalho individuais. Poucas plantas estão prontas para esse foco agora e, devido ao hiato da pandemia, a remodelação que está ocorrendo atualmente está trabalhando na outra direção: executivos de muitas empresas estão adaptando seus escritórios com uma mentalidade de “segurança em primeiro lugar”, colocando barreiras de distanciamento social para proteger as pessoas umas das outras e reduzir a capacidade do escritório para metade ou até menos do que era antes da pandemia.
Para que o escritório atenda ao seu novo e mais específico propósito futuro de permitir a colaboração e a construção da comunidade, um tipo diferente de grande remodelação está à frente. Prevemos que escritórios e mesas designados, ou seja, espaços reservados para trabalho individual, diminuirão significativamente e serão convertidos em arranjos de assentos não atribuídos, tipo hotel, com menos metragem quadrada por assento do que é o caso hoje. Em troca, o espaço para socializar e colaborar aumentará. As salas Huddle irão estimular a colaboração ad hoc de duas a quatro pessoas; salas de conferências maiores abrigarão reuniões de tomada de decisão; os hubs permitirão que as equipes de projeto trabalhem juntas. Esses espaços de colaboração serão equipados com ferramentas e tecnologia para aprimorar a experiência. Por exemplo,
Uma vez que uma empresa mapeie seus grupos, ela terá uma noção melhor do que é necessário em um escritório físico. Suponha que seus rovers precisem estar no escritório 10% do tempo ou um dia a cada duas semanas: se você tiver 1.000 rovers, isso se traduz em 100 assentos. Agora leve em consideração a densidade, ou o espaço total necessário para um grupo. Diferentes grupos usarão o espaço do escritório de maneira diferente e, portanto, precisarão de diferentes tipos de espaços. Muitas empresas precisarão de uma renovação significativa e um investimento em hotelaria e sistemas básicos de reserva de espaço, bem como sistemas de roteamento telefônico.
Uma consideração final: como resultado da pandemia, algumas empresas estão questionando se devem diversificar de um único grande escritório em um grande centro urbano para um modelo hub-and-spoke, com um ou dois escritórios em locais urbanos e um punhado de postos avançados nos subúrbios. Os postos avançados podem encurtar os deslocamentos para os trabalhadores suburbanos, ao mesmo tempo em que permitem a colaboração e melhoram a continuidade dos negócios. Além de possuir ou alugar escritórios dedicados, as empresas podem considerar espaços de coworking para aumentar a flexibilidade e o acesso de seus funcionários muito mais móveis.
4. Atualize suas formas de trabalhar
As empresas que desejam fazer uma mudança em todo o escritório para o trabalho remoto flexível falharão se não definirem como as formas de trabalho mudarão nesse novo modelo. A pré-pandemia, as políticas, os processos e as formas implícitas e rotineiras de trabalhar foram definidos com o pressuposto de que a maioria dos trabalhadores estava no escritório a maior parte do tempo. Agora que um grande número de funcionários corporativos está trabalhando em casa, essas suposições já foram descartadas e as formas herdadas de trabalho se tornaram insuficientes ou até obsoletas.
As formas de trabalho centradas no escritório institucionalizaram a forma como os funcionários interagiam uns com os outros, e a colaboração e a inovação geralmente ocorriam organicamente nos corredores ou no café. (A Bell Labs descobriu isso na década de 1950 e projetou corredores especificamente para permitir que as pessoas esbarrem umas nas outras.) Apenas um terço dos funcionários dos EUA na pesquisa Workforce Pulse de junho de 2020 da PwC classificou as ferramentas e recursos para colaboração e comunicação em sua organização como “muito eficaz."
No entanto, os arranjos de trabalho flexíveis que todos estão usando para lidar com a pandemia estão redefinindo essas normas. Como resultado, você precisará estabelecer deliberadamente formas de trabalho que permitam a casualidade, mas não arrisque as equipes a adotar formas de trabalho recentemente improvisadas que podem criar confusão e frustração. Estas novas formas de trabalhar beneficiam os trabalhadores não só a curto prazo, mas também a longo prazo, à medida que desenvolvem novas competências e reforçam a sua própria empregabilidade. Para definir essas novas formas de trabalho, são necessários os seguintes elementos.
Normas e diretrizes. Estabelecer os parâmetros de trabalho para atividades regulares. Defina padrões para quando as pessoas estão disponíveis e como os principais indicadores de desempenho são relatados e medidos. Descreva como é uma reunião bem-sucedida e como os pontos de ação são alocados e relatados.
Rotinas. O trabalho remoto requer rotinas específicas, dependendo do que as pessoas fazem. Algumas equipes precisam de reuniões diárias, outras de atualização semanal. Eventos sociais também podem ser programados.
Ferramentas e tecnologia. A infraestrutura de colaboração remota foi montada para a pandemia. Algumas empresas tinham protocolos em vigor e recursos robustos de compartilhamento de arquivos. Outros não. Essas tecnologias agora terão que ser padrão, seguras e fáceis de usar.
Risco e controles. A proteção de dados está sempre em primeiro lugar, mas em um ambiente de trabalho remoto, as falhas são muito evidentes. Se o sistema de e-mail da empresa falhar ou um sistema de transferência de arquivos falhar, soluções alternativas usando contas de e-mail pessoais podem comprometer gravemente os dados corporativos. E considerando quantas pessoas estão acessando os sistemas e se esforçando para fazer seu trabalho, manter o controle dessas atividades não é fácil. As empresas estão lutando para manter-se. Dado que a segurança cibernética e a proteção de dados continuarão sendo uma prioridade, conseguir isso agora deve ser uma preocupação urgente.
Por exemplo, considere como um gerente treina um funcionário em um mundo móvel. O gerente precisará de novos padrões e diretrizes que descrevam como é um bom coaching e feedback. Ele ou ela pode definir novas rotinas que exigem check-ins diários e feedback sobre a qualidade do produto do trabalho; encontros individuais mensais de 30 minutos com foco no desempenho e desenvolvimento de carreira do funcionário; e um check-in no meio do ano para uma revisão mais abrangente do progresso.
O escritório e as formas de trabalhar como os conhecemos desapareceram. Em seu lugar, temos uma rara oportunidade de redesenhar onde e como trabalharemos. A vista valerá a pena a subida: por outro lado, podemos proporcionar melhores experiências aos colaboradores e ajudá-los a adquirir competências que podem levar consigo ao longo da carreira. Podemos reconfigurar nossos espaços para garantir colaboração, inovação e produtividade e reduzir despesas operacionais. Podemos construir mais diversidade e inclusão e aumentar a sustentabilidade ambiental. O tempo de espera é longo — pode ser de dois a três anos — para planejar a nova área de cobertura, encontrar novos locais, remodelar os escritórios para as necessidades da empresa e fazer a transição.